Personel Devam Kontrol Sistemi (PDKS) ve bordro konularında Kolay İK CEO'su Çağlar Yalı ile yapılan röportajın devamı. Yalı, Kişisel Verileri Koruma Kanunu kapsamında, çalışan verilerinin tutulmasında dikkat edilecek durumlara ve bordroya dair dikkat edilecek hususlara açıklık getiriyor.
- Bu konuda Kişisel Verileri Koruma Kanunu (KVKK) ile ilgili dikkat edilecek hususlar var mı? Neticede çalışanların bilgileri tutuluyor. Çalışanın rızasını almak her durumda geçerlilik sağlar mı?
Hem de çok kritik hususlar var! Dijitalleşmeyle birlikte kartların, turnikelerin yerini parmak izi veya yüz tanıma gibi biyometrik verilerin işlendiği sistemler almaya başladı. Şirketler bu sistemleri kullanırken ‘çalışandan açık rıza aldık, bu nedenle sorun yok’ diye düşünüyor. Ancak hem yargı hem de Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları ‘ölçülülük ilkesi’ne dikkat çekiyor. Peki, bu ne demek? Eğer kart okutma, QR kod veya şifre gibi yöntemlerle aynı amaca ulaşabiliyorsanız, parmak izi gibi geri döndürülemez bir veriyi istemek ölçüsüz, bir başka deyişle orantısız kabul ediliyor. Çalışan işe girişte bir sözleşme imzalamış olsa bile bunların iş ilişkisinin doğası gereği her zaman özgür iradeye dayanmadığı belirtiliyor. Yani çalışana biyometrik veri yerine kullanabileceği eş değer bir alternatif sunulmadıysa o açık rıza beyanı geçersiz sayılıyor. Bu da şirketleri çok ciddi idari para cezaları ve hukuki risklerle karşı karşıya bırakıyor.
- Kendi kurumunda PDKS kurmak isteyen organizasyonlara ne önerirsiniz? Nelere dikkat etsinler?
Organizasyonlara en temel önerim, bu yapıyı sadece bir teknoloji yatırımı gibi görmeyip iş yönetiminin ve çalışan deneyiminin merkezine koymaları. Bununla birlikte donanım, kurulum ve bakım maliyeti çıkaran hantal yapılar yerine, her yerden erişilebilen ve hızla devreye alınan bulut tabanlı çözümleri tercih etmeliler. Bu sadece maliyet avantajı sağlamakla kalmaz; İK departmanlarının manuel hesaplama yükünü bitirerek onlara daha stratejik işlere odaklanma alanı açar.
İkinci konu, seçecekleri sistem sahadaki, evdeki, başka şehir veya ülkedeki çalışanları da kapsayacak kadar esnek ancak bir o kadar da yasal sınırları bilen bir yapıda olmalı. Az önce konuştuğumuz KVKK uyumu ve biyometrik veri risklerinden kaçınmak bu işin olmazsa olmazı.
Son olarak, seçilen sistemin bordro ve diğer İK süreçleriyle tam entegre çalıştığından emin olunmalı. Veri, PDKS'den bordroya el değmeden akmalı ki insan hatası sıfırlansın ve o güvenilir, şeffaf çalışma ortamı gerçekten kurulabilsin.
- Biraz da bordrodan konuşalım. Bordronun şirketler için önemi nedir?
Şirketlerin yasal olarak her ay hazırlaması gereken bordro, bir maaş dökümünün çok ötesinde çalışan haklarının korunması ve şirketin mali sağlığının yönetimi açısından hayati bir öneme sahip. Ancak kabul etmek gerekir ki; bordro hazırlama süreci, İK ve finans departmanları için her ay ciddi bir stres kaynağı! Çünkü PDKS, çalışma takvimi, izin, fazla mesai, maaş, yemek, yol, özel sağlık sigortası, ek ödeme, kesinti gibi çok sayıda kalemin titizlikle hesaplanması gerekir. En küçük bir hata bile hem çalışan memnuniyetini ve güvenini zedeler hem de şirketi yasal yaptırımlarla karşı karşıya bırakabilir. Dolayısıyla şirketlerin ilgili departmanlarında genellikle her ayın son haftası ‘bordro haftası’ olarak da bilinir. Biz Kolay İK olarak bordroyu; kişilere bağlı, zorlu ve hantal bir operasyon olmaktan çıkarıp sürdürülebilir ve şeffaf bir yapıya dönüştürdük. Günler süren işlemlerin, manuel veri girişi yapılmasına gerek kalmadan -dolayısıyla insan hatasının önüne geçerek- dakikalar içinde tamamlanmasını sağlıyoruz. Bu da sadece zaman ve maliyet tasarrufu sağlamakla kalmıyor, operasyonel riskleri de tamamen sıfırlıyor.
- Bordro konusunda nelere dikkat etmek gerekiyor?
Bordro, rakamları alt alta toplamak gibi düşünülmemeli. Çünkü içerisinde çok ciddi mali ve hukuki konular barındırıyor. Bu nedenle şirketlerin en çok dikkat etmesi gereken alan, mevzuata hâkim olabilmek. Vergi istisnaları, SGK muafiyetleri ve teşvikler sürekli güncelleniyor. Örneğin özel sağlık sigortalarının sağladığı gelir vergisi avantajları veya finans çalışanlarına ödenen kasa tazminatındaki SGK muafiyetleri gibi detaylar, doğru yönetildiğinde hem çalışana hem işverene ciddi katkı sağlıyor. Bunlara hâkim olmamak ise avantajları kaybetmenin yanında mali yükümlülüklere yol açabiliyor. Ancak bu konuyu hatasız ve tamamen hâkim olarak yönetmek kurumlar için hiç de kolay değil çünkü ayrı bir uzmanlık gerektiriyor. İşte biz tam bu noktada, Türkiye’deki bordro yönetimi anlayışını kökten değiştirmeyi hedefliyoruz. Bunun için de bordro uygulamamıza ek olarak, bordro danışmanlığı hizmeti de veriyoruz.
- Biliyoruz ki Z kuşağı kariyer minimalizmiyle hayatı seçiyor. Yani bu kuşağın genellikle iş yaşamına dair büyük hedefleri yok. Sizce bordro gençler için bir kariyer alternatifi olabilir mi?
Ben Z kuşağının bu yaklaşımını, işe ve yaşama dair anlamı yeniden tanımlamak olarak görüyorum. Yaş ortalaması 32 olan, yani Z kuşağını temsil eden bir şirketin yöneticisi olarak, gençlerin geleneksel iş yapış biçimlerine karşı daha sorgulayıcı olduğunu düşünüyorum. Aslında bu da bir avantaj çünkü geçmişin yerleşik alışkanlıklarını taşımadıkları için çok daha cesur ve keskin bir profil çiziyorlar. Ayrıca teknolojinin içine doğdukları için yapay zekâ ve otomasyon araçlarını kullanmada önceki kuşaklara göre çok daha mahirler. Dolayısıyla bordro, uyum ve regülasyon gibi hata payı kabul etmeyen vazgeçilmez alanlar, bu kuşağın süreçleri sadeleştirme ve verimlilik getirme becerisiyle birleştiğinde ortaya çok güçlü bir kariyer yolu çıkıyor. Biz bu alanı, eski tip bir hesaplama işinden ziyade ‘teknoloji ve mevzuatın kesiştiği bir veri mimarlığı’ olarak görüyoruz ve bu yeni nesil uzmanlığın geleceğin en değerli pozisyonlarından biri olacağına inanıyoruz.
- Katıldığınız ve verdiğiniz yanıtlarınız için teşekkür ederim.
Asıl ben teşekkür ederim, çok keyifli bir sohbet oldu. Sizlerin aracılığıyla gerek çalışanlar gerek şirketler için son derece faydalı konuları paylaşma imkânı bulduk. Tüm okurlarınıza ve takipçilerinize selamlar, sevgiler.
