Personel Devam Kontrol Sistemini (PDKS) standart, rutin bir takip sistemi olarak görüyorsanız mutlaka bu röportajı okuyun. Kolay İK CEO’su Çağlar Yalı’nın PDKS ile ilgili ezber bozan açıklamaları ve bordroya bakış açısı güven kültürüne yatırım yapmak isteyenler için yeni bir sayfa açacak nitelikte. Yalı, PDKS’yi bir giriş-çıkış takip mekanizmasına indirgemenin sistemin değerini ve potansiyelini hafife almak olduğunu vurguluyor. Sistemin doğru kurguladığında, çalışanların güveni ve bağlılığını artırdığını, kurumların bu yapıyı sadece bir teknoloji yatırımı gibi görmeyip iş yönetiminin ve çalışan deneyiminin merkezine koymaları gerektiğini belirtiyor. Yalı’ya göre bu tarz yapılar, emeği somut verilerle görünür kılarak adil bir çalışma ortamı tesis edilmesine yardımcı oluyor. Mesai ve mola sürelerinin insan hatasından arındırılmış bir şekilde hesaplanmasının, çalışan ile işveren arasında veri temelli bir güven oluşturduğunun önemine değinen Yalı, bordronun kişilere bağlı, zorlu ve hantal bir operasyon olmaktan çıkarılıp sürdürülebilir ve şeffaf bir yapıya dönüştürülmesinin önemine vurgu yapıyor. “Bir çalışanın mola saatlerini veya fazla mesaisini hata payına mahal vermeden hesaplamak, onun emeğine duyulan saygının en somut göstergesidir” diyen Yalı’nın konuyla ilgili ufuk açan görüşlerini hemen okuyun.
- Merhaba Çağlar Bey. Hoş geldiniz.
Merhaba, hoş bulduk. İK Bahçesi gibi sektörün nabzını tutan ve değişimi takip eden bir platformda olmak bizim için çok değerli. Nazik davetiniz için teşekkür ederim.
- Sizden bu yorumu duymak bizim için çok kıymetli. Katılımınıza mutlu olduk. PDKS nedir? Şirketler için neden önemli?
PDKS denilince -adından da dolayı- akla ilk gelen bir giriş-çıkış takip mekanizması. Ancak bu, sistemin değerini ve potansiyelini hafife almak olur! Biz Kolay İK olarak PDKS’yi, iş yaşamının ritmini ve zaman yönetimini dijitalleştiren bir yapı gibi konumlandırıyoruz. Şirketler için önemi ise şeffaflık ve veri doğruluğundan geliyor. Çünkü günümüz iş dünyasında her türlü sağlıklı operasyonun temelinde güvenilir veri yatıyor. Baktığımız zaman, manuel tutulan kayıtlarda insan hatası kaçınılmazdır. Yanlış hesaplanan bir mola saati veya unutulan bir fazla mesai, zamanla çalışan ve işveren arasındaki güven duygusunu zedeleyebilir. Bulut tabanlı PDKS ise bu verilerin anlık ve müdahaleye kapalı şekilde tutulmasını sağlayarak taraflar için objektif bir referans noktası sunuyor. Ayrıca bu verilerin hatasız bir şekilde doğrudan bordroya aktarılması, İK departmanlarını haftalarca süren manuel hesaplama yükünden kurtarıp onların daha stratejik işlere odaklanmalarını sağlıyor.
- PDKS uygulamalarında nelere dikkat edilmeli?
En temel kriter, sistemin çalışanların mahremiyetini ve haklarını gözeten bir yapıda kurgulanması. Bu noktada şirketler KVKK’ya uygun hareket etmeli, kurallara, hukuka uygun sistemler kullanmalı. Bir diğer önemli konu, sistemin çalışanın iş akışına engel olmayıp tam aksine bir destek mekanizması olarak kurgulanması. Eğer bir sistem çalışanı yavaşlatıyorsa o yapıdan verim almak zorlaşır. Bu nedenle donanım bağımlılığı olmayan, saha ekiplerinin, mağaza çalışanlarının, uzaktan veya hibrit çalışanların sisteme kendi mobil cihazlarından erişebildiği ve süreci saniyeler içinde yönetebildiği bir sistem kurulmalı. İşin operasyonel tarafında ise en önemli konu, verinin güvenilirliği ve müdahaleye kapalılığı. Sistem öyle bir yapıda olmalı ki, ay sonu geldiğinde İK tarafında da çalışan tarafında da “Bu mesai neden böyle hesaplandı” sorusu oluşmasın.
Bir diğer önemli konu, sistemin çalışanlara doğru ve şeffaf bir şekilde anlatılması. Örneğin özellikle saha ekiplerinin yoğun olduğu iş kollarında veya uzaktan çalışma modellerinde, konum doğrulaması gibi özellikler olası bir anlaşmazlıkta veya bir iş kazasında hem çalışanı hem de kurumu koruyan bir mekanizma sağlar.
- Çalışanların güvenini kazanmak sadece çalışan bağlılığı için değil, sürdürülebilir bir iş yaşamı için de gerekli. Güven kültürü şirketlerin gizli silahı niteliğinde adeta. Kurum içinde sistematik bir denetleme mekanizmasının olması bu kültürü olumsuz etkiler mi?
Aslında iş dünyasının en hassas konularından birine dokundunuz: Güven. Biz PDKS’yi bir denetleme mekanizmasından ziyade çalışanın emeğini şeffaf bir şekilde ortaya koyan bir sistem olarak konumlandırıyoruz. Çünkü bir yerde belirsizlik varsa ve süreçler şeffaf işlemiyorsa güven temelden zedelenir. PDKS gibi yapılar ise emeği somut verilerle görünür kılarak adil bir çalışma ortamı tesis edilmesine yardımcı olur. Örneğin uzaktan veya hibrit çalışanlar, projeler bazında harcadıkları süreyi sisteme işleyerek profesyonel eforlarını belgeleyebiliyor; bu da iş yükünün adil dağıtılmasını sağlıyor. Veya saha, ofis fark etmeksizin tüm mesai ve mola sürelerinin insan hatasından arındırılmış bir şekilde hesaplanması, çalışan ile işveren arasında veri temelli bir güven oluşturuyor. Ayrıca bulut tabanlı sistemlerde saklanan ve müdahaleye kapalı olan bu kayıtlar, olası uyuşmazlıklarda her iki taraf için de güvenilir birer kanıt niteliği taşıyarak çalışma barışına katkı sağlıyor. Yani sistemi doğru kurguladığınızda, çalışanların hem güveni hem de bağlılığı artıyor.
- İş yerinde psikolojik güvenlik ve saygı kültürü yaratabilmek çok önemli. Sizce PDKS kurarak çalışanların düzenli olarak kontrol edilmeleri bu kültürün oluşmasına zarar verir mi?
Bence tam tersine fayda sağlar çünkü psikolojik güvenlik ve saygı kültürü; her çalışanın emeğinin görüldüğünden ve kuralların adaletle işlediğinden emin olduğu bir ekosistemde hayat bulur. Bundan yola çıkarak psikolojik güvenliğin en büyük destekçisinin belirlenmiş sınırlar ve objektiflik olduğunu söyleyebiliriz. Bir çalışanın mesaisinin, mola hakkının veya ek çabasının bir kişinin inisiyatifine ya da hafızasına bağlı olması, o çalışan üzerinde görünmez bir baskı yaratır. “Acaba yeterince çalıştığım görülüyor mu” kaygısı, psikolojik güvenliği temelden zedeler. PDKS ise bu belirsizliği ortadan kaldırarak çalışana şunu söyler: “Senin emeğin kıymetli ve bu emek hiçbir tartışmaya yer bırakmayacak şekilde kayıt altında.” Dolayısıyla bir çalışanın mola saatlerini veya fazla mesaisini hata payına mahal vermeden hesaplamak, verileri şeffaf bir şekilde ortaya koymak onun emeğine duyulan saygının en somut göstergesidir.
Röportajın devamı yarın.
