son yazılar
Kurumlar çoğu zaman işe yeni başlayan için ‘Nasıl olsa yapar’ ‘Bir şekilde halleder’ diye düşünüyor. Gelin biraz açalım bu düşünceleri.


Görmezden Geliniyor


Ne yazık ki “işe alıştırma” çoğu kurumun içinde bir eğitim olarak ele alınmıyor. Hala pek çok kurumun oturmuş, standart uyguladığı bir işe alıştırma eğitim programı yok.

Düzenli gelişim programları uygulayan kurumlarda bile bazen bu konu atlanıyor. Neden? Kurum içinde performans, işe alım, gelişim ve pek çok konuda envaiçeşit eğitim verilirken, gelişim programları yürütülürken neden işe alıştırma eğitimleri yok denecek kadar az?
 İşe Alıştırma Eğitimleri İK’nın üvey evladı mı? Neden geçiştiriliyor? Neden kurumlar işe alıştırmanın bir eğitim gereksinimi ve zorunluluğu olduğunu göz ardı ediyor? Neden sadece yeni başlayanı ilk günden onlarca insanla tanıştırıp ‘Tanıştığımıza memnun oldum’ manyağına çevirmeyi işe alıştırma sanıyorlar? Neden işe yeni başlayanların (özellikle de tecrübesi olmayanların ve az olanların) kıvranmaları görmezden geliniyor? İçinde bulunduğumuz dönemde yeni işine evden başlayanlar olduğunu da düşünürseniz, kaç firma işe alıştırma eğitimlerini bu yönde revize etti?

Kurumlar çoğu zaman işe yeni başlayan için ‘Nasıl olsa yapar’, ‘Bir şekilde halleder’, ‘Bu zamana kadar herkes işi nasıl öğrendiyse o da öyle öğrenir’ diye düşünüyor. Gelin biraz açalım bu düşünceleri.

‘Nasıl olsa yapar’: İyi de bazen yapamaz, çünkü uyum sağlayamaz. Hatta bu yüzden organizasyondan bile ayrılabilir.

‘Bir şekilde halleder’: Yavaş ve çeşitli sıkıntılar yaşayarak ve yaşatarak da halledebilir. Neden en hızlı, en verimli ve kazasız bir şekilde halletmesin?

‘Bu zamana kadar herkes işi nasıl öğrendiyse o da öyle öğrenecek’: Şimdiye dek herkes zahmetlice uyum sağladıysa, kafayı vura vura öğrendiyse işi ve şirket kurallarını, bundan sonra neden zahmetsizce ve kolayca olmasın uyum sağlanmasın?

Yaşanabilecek Kayıplar

‘Valla biz eski sistemde bir şekilde ilerliyoruz. Ne gerek var şimdi bu konuyla uğraşmaya’ derseniz, yaşayabileceğiniz belli başlı kayıpları sıralayayım:

  • Takıma zayıf entegrasyon söz konusu olur. Yani kişi bölüm gelişimine katkı sağlayamaz.
  • Finansal kayıp yaşarsınız.
  • Kurum içinde düşük moral ve motivasyon söz konusu olabilir.
  • Üretim kaybı yaşayabilirsiniz.
  • Yüksek potansiyelli kişilerle çalışamama riski taşırsınız.
  • Yeni başlayan kişi şirkette çalışmaya devam etse bile kurumuyla ilgili ilk kötü izlenimini elde etmiş olur.
Risk almayın. İşe alıştırmayı her yeni başlayan için düzenli bir eğitim faaliyeti olarak ele alın.



Sadece İnsan Kaynakları’nın sahiplenmesi hatta bazen ittirmesiyle yürütülmeye çalışılan “işe alıştırma”nın hep bir tarafı eksik kalıyor. O halde bu süreçte kimler yer almalı? 


İşe Alımla İş Bitiyor mu? 

Özendiniz, bezendiniz, uğraştınız, didindiniz, görüştünüz, konuştunuz ve sonunda istediğiniz niteliklere sahip bir kaç kişiyi işe aldınız. İyi güzel de iş burada bitmiyor maalesef. Yeni işe aldığınız kişiyi hiç bir işe alıştırma eğitim programına tabi tutmadan doğrudan işe başlatmanızın hiç tahmin edemeyeceğiniz sonuçları olabilir. Artık uyum zorluğu mu dersiniz, iletişim sorunları mı dersiniz, yapılan hatalardan doğan iş kayıpları mı istersiniz, işi bırakmak mı istersiniz. Seç beğen al.

Bu yüzden işe alım ne kadar önemliyse, hemen arkasından devreye sokulması gereken işe alıştırma da bir o kadar önemli. Yeni işine evden başlayanların da işe alıştırma eğitimleri atlanmamalıdır.

Bölüm Müdürlerinin Sorumluluğu

Maalesef “armut piş ağzıma düş”le iş yürümüyor. Bölüm müdürünün oturduğu yerden kımıldamadan, zaman harcamadan, çaba sarf etmeden tamamen İnsan Kaynakları’nın sahiplenmesi ve hatta ittirmesiyle yürütülmeye çalışılan “işe alıştırma”nın hep bir tarafı eksik kalıyor.

Yeni başlayan kişilerin “işe alıştırma eğitimleri” elbette İnsan Kaynaklarının sorumluluğundadır. İnsan Kaynakları bölümü bu eğitimleri oluşturmaktan, yürütmekten, geliştirmekten ve değerlendirmekten sorumludur. Ancak İK şirket içi işe alıştırmadaki tek sorumlu değildir. Sürecin içerisinde ilgili tüm bölüm ve kişiler olmalıdır. İlgili kişiler; 

  • İlk sıra yönetici /süpervizör / takım lideri
  • Takım arkadaşı
  • Üst sıra yönetici
  • Eğitim müdürü /sorumlusu
  • Tüm bölüm müdürleri
Yani gerekli tüm bölüm ve kişilerin sürecin içinde yer alması gerekir. Sıralanan maddeler içinde belki de en şaşırtan “bölüm müdürleri” olabilir. Öyle ya “Satış bölümüne başlamış birinden Muhasebe Müdürü’ne ne?” ya da “Satın Alma bölümüne başlamış birinden Üretim Müdürü’ne ne?” diye düşünülebilir.

Yeni başlayan kişinin kendi işi ve bölümü dışında şirketi bütüncül olarak tanıyabilmesi kuruma uyumunu hızlandırır ve olumlu çalışan deneyimine katkı sağlar. Bu doğrultuda yeni başlayan kişinin bölümleri, bölüm müdürlerinin ağzından öğrenmesi gerekir. İK’nın yaptığı eğitim planlaması doğrultusunda her bölüm müdürünün işe alıştırma eğitim sürecinin içinde olması gerekir.

İşler yürümeyince İK’yı günah keçisi ilan etmek işin en kolayıdır. İşe alıştırma eğitimlerinde İK kadar tüm bölüm müdürleri dahil ilgili herkes elini taşın altına koymalıdır.





İşe yeni başlamış müdürlerin işe alıştırma eğitimine ihtiyacı yok mu? Peki ya üst düzey yöneticilerin? 


Yeni İşe Başlamak


Yeni işe başlamak; yeni ortama girmek, yeni insanlarla tanışmak ve onlarla iş yapmak, yeni sistemler kullanmak, yeni bir kurum kültüründe çalışmak, belki yeni bir sektöre girmek gibi pek çok yenilik barındırdığı için kaygıyı da beraberinde getirir. Kolay iş değil tüm bu yeniliklere hızlıca uyum sağlayıp, üstüne üstlük yüksek performans sergilemek.

İşe alıştırma eğitimleri sıklıkla göz ardı edilir. Özellikle de işe alınan aday iyi bir adaysa gerisi düşünülmez. Hatta bırakın işe alıştırma eğitimlerini, yeni başlayan çalışan için hoş geldin yazısı yayınlamayan, basit bir “tanıştığımıza memnun oldum” tokalaşması ile iş başı yaptıran kurumlar var ne yazık ki.

Kimler İçin

Nedense uyum sürecini hızlandıran “işe alıştırma eğitimleri” yöneticiler için değil de çalışanlar, hatta daha çok yeni mezunlar için düşünülüp planlanır.

İşe yeni başlamış müdürlerin işe alıştırma eğitimine ihtiyacı yok mu? Peki ya üst düzey yöneticilerin? Mesela bir genel müdür yardımcısı veya genel müdürün, bir direktörün, bir CEO’nun işe alıştırma eğitimine ihtiyacı olmaz mı? Elbette olur.

İşe yeni başlayan müdürün gerginlik yaşamadığı mı sanılıyor? Üst düzey yöneticinin yeni işine başlarken kaygısı olmadığı mı düşünülüyor?

Dozu farklı olsa da işe başlayan kişi heyecan ve kaygı taşır; ama az ama çok. Endişe seviyesi yok denecek kadar az olsa bile, yeni bir iş yapış biçimine uyum sağlamak söz konusudur. Kişilerin yeni ortamlarına uyumlarını hızlandırmak, verimi artırabilmek amacı ile işe alıştırma eğitimlerinin aksamadan uygulanması gerekir.

İşe alıştırma eğitim programları: 

  • Tam zamanlı ve yarım zamanlı tüm kademe çalışanlar
  • Stajyerler
  • Geçici çalışanlar
  • Firmada olmayıp uzaktan çalışanlar
  • Kariyer molası vermiş olanlar
  • Firmada uzun süre kariyerine ara vermiş olanlar
içindir. Yani kısaca bu eğitimler kurumdaki herkes içindir.

Aynı kurum içinde bölüm değiştirenlerin, yönetici olarak terfi edenlerin de uyum ihtiyaçları atlanmamalıdır. Eğitimler her pozisyonun kendi ihtiyacına uygun tasarlanmalıdır.
Yeni şirketin yüzünü görmeden veya mülakat için bir iki kez ofise giderek çevrim içi iş başı yapan çalışanlarınız için işe alıştırma eğitimi düzenliyor musunuz? 


Göz Ardı Edilen Konu


“İşe alıştırma eğitimleri” İnsan Kaynaklarının en çok yol kat edilmesi gereken konularından biri. Maalesef çoğu zaman İK profesyonelleri tarafından bile atlanan bir İK pratiği. İşe alım sürecinden sonra gelen bu aşama çoğunlukla göz ardı ediliyor ya da yalap şalap bir şeyler yapılıyor. Bazen de tamamen yöneticinin inisiyatifine bırakılıyor.

Oysa sağlıklı bir işe alıştırma eğitimi yürütmezseniz sadece işe başlattığınız kişiye yazık etmiş olmazsınız, zincirleme olarak pek çok sorunun da tetiğini çekmiş olursunuz.

Bu Dönem Daha da Önemli

Uzaktan çalışmaların arttığı bu dönemde yeni işine evinde bilgisayarından bağlanarak başlayan çalışanlar var. Yeni şirketin yüzünü görmeden veya mülakat için bir iki kez ofise giderek çevrim içi iş başı yapanlar var. Bu şekilde işe başlayanların alıştırma eğitimleri atlanmamalı. Zaten bu dönem çevrim içi mülakat alternatifi varken yüz yüze mülakat pek de tercih edilmemeli.

Evinde bilgisayar başında iş değiştirenlerin aidiyet duygusunun beslenmesi çok önemli. Yeni başlayan kişi kendini o kurumun bir çalışanı olarak hissedebilmeli.

İşe yeni başlayan kişi kendini önemsiz hissetmemeli. Her şeyi el yordamıyla bulmaya çalışmamalı, basit bir telefon numarasına ulaşmak için dakikalarca uğraşmamalı.

Şirketi hiç görmemiş veya bir iki kez mülakat için görmüş evinden çalışanlar için sanal şirket turu düzenlenmesi ne hoş olur.

İşe yeni başlayan kişilerle kesintisiz bağlantı sağlanmalı. Sistemler, programlar çok net ve açık bir biçimde aktarılmalı. İşleyişin nasıl olduğu, iletişim kanalları pürüzsüz açıklanmalı. Tüm bunlar yeni başlayan kişinin hızlı adaptasyonuna ve performansının artmasına katkı sağlayacaktır. Ayrıca kurumun profesyonelliğini de gösterir.

Bunları yapmak kimin görevi diye soruluyor. İşe alıştırma eğitimi organize etmek, yürürlüğe koymak ve uygulamak tabii ki İnsan Kaynakları’nın görevi ama sahiplenmek, başta ilk yönetici olmak üzere tüm çalışanların görevi.






Bir akvaryum balığının bile uyum sürecine ihtiyacı varken, işe yeni başlayan insanın uyum ihtiyacını görmezden gelmek ne kadar acemice. 


İşe Alım Süreci Tek ve Yeter Şart mı? 

Uygun mecralarda iş ilanları çıkıyor, başvurular alınıyor, ön eleme yapılıyor, uygun olan adaylar başta mülakat olmak üzere bazı değerlendirme araçları ile değerlendiriliyor, referans kontrolleri tamamlanıyor, iş teklifi yapılıyor. Yani işe alım sürecinin merhaleleri tıkır tıkır yürütülüyor. En iyi işe alım yöntemini devreye soksanız da, işi burada bıraktığınızda sıkıntılar başlıyor.

Kurum içinde planlı bir “işe alıştırma eğitimi” yoksa işe yeni başlayan kişi uyum sorunları yaşamaya başlıyor. Hatta bazen daha da kötüsü oluyor; çalışan uyum sağlayamadığı için kısa bir süre sonra işten ayrılıyor. Yazık değil mi onca çabaya?

Akvaryum Balıklarından Örnek Almak

Akvaryuma bile yeni balık ilave etmenin kuralı var. Akvaryumcudan herhangi bir balığı alıp löp diye kendi akvaryumunuzun içine atamazsınız. Öncelikle balığı doğru seçmeniz gerekir; alacağınız balık sizin akvaryumunuzdaki balıklarla aynı ortamda yaşayabilir olmalı. Diyelim doğru seçim yaptınız, bu sefer de seçtiğiniz bu balığı hemen getirip akvaryumunuza koyamazsınız. Bir torba su içinde getirdiğiniz yeni balığı torbasıyla birlikte akvaryumun içine bırakmanız lazım ki, torbadaki suyun ısısıyla, akvaryum suyunun ısısı denklensin. Belli bir süre geçtikten sonra torbanın ağzını kestiğinizde artık balık aşina olduğu su ısısında yüzmeye hazır.

Bir akvaryum balığının bile böyle bir uyum sürecine ihtiyacı varken, işe yeni başlayan insanın uyum ihtiyacını görmezden gelmek ne kadar acemice.

Hala bir çok kurumda doğru dürüst “İşe Alıştırma Eğitim Programı” uygulanmıyor. İngilizlerin “Sitting by Nellie” dedikleri yöntem çalışıyor. Yani işe yeni başlayan kişi, birinin yanına yanaşıp onun doğruları yanlışları neyse onlarla ilerliyor, işi öğrenmesine sadece gözlemleri yardımcı oluyor. 

Bir başka hata da tüm çalışanların işin ilk günü yeni başlayan kişiyle tanıştırılması. Gün içinde onlarca insanla tanıştırılan yeni başlayan tabiri caizse "Tanıştığımıza memnun olduğum" manyağı oluyor ve haliyle kim ne iş yapıyor doğru dürüst öğrenemiyor. Kurumunuzun içerisinde yapılandırılmış bir İşe Alıştırma Eğitimi olmamasının şirketinizin çalışanlarına mesajı ne, düşündünüz mü hiç?

İşe Alıştırma Eğitimleri pek çok İK uygulaması gibi kritik öneme sahiptir ve titizlikle yürütülmesi gerekir.
İşe yeni başlayan Koray, tanıştırıldığı onlarca yeni insanı düşünerek "Bugün kaç defa 'Tanıştığımıza memnun oldum' cümlesi kurdum acaba" diye zihninden geçirdi. 


İlk Gün İlk Heyecan


Servis şirkete yaklaşırken bir hayli heyecanlıydı Koray. İnsanın istediği kadar iş tecrübesi olsun, yeni firma demek yeni heyecan demek, özellikle ilk gün biraz adrenalin demekti.

Allah’tan yöneticisi çok tatlı biriydi, mülakatlarda kendisine çok sıcak ve güler yüzlü davranmıştı. Ayrıca da işe başlamadan önce küçük bir işe alıştırma olacağını da söylemişti. 

Servis şirketin önünde çalışanları indirdi. Herkes elindeki manyetik kartı okutarak turnikelerden içeri giriyordu. Henüz kartı olmadığı için güvenlik görevlisi yardımcı oldu içeri girmesine. İçeri girdi girmesine ama asansörle pazarlama bölümüne çıktığında yine manyetik kartla açılan cam bir kapı vardı ve etrafında kapıyı açtıracak hiç kimse yoktu. “Acaba aşağıya inip güvenliğe mi söylesem” diye düşünürken asansörün kapısı açıldı ve birisi geldi çok şükür. Açılan kapıdan hemen kendisi de içeri girdi.

Tanışma Turları

Yarım saatin içinde ofis dolmuştu neredeyse.

“Hadi gel sana ofisi gezdireyim arkadaşları tanıtayım” dedi yöneticisi. “Tabii” dedi. Önce kendi bölümlerinden başladılar.

“Nilay hanım bizim Medya Satın Alma uzmanımız, Koray bey de yeni Ürün Sorumlusu arkadaşımız.”

“Memnun oldum, hoş geldiniz.” “Ben de memnun oldum, hoş bulduk.” 


"Nilay'cığım bu arada unutmadan dün gönderdiğim e postayla ilgili senden acil cevap bekliyorum" diyerek araya girdi yöneticisi. "Tamam, ben de şimdi o konuyla ilgileniyordum, hemen yazacağım size" cevabını aldıktan sonra tanışma turu devam etti.

“Ceylin hanım Halkla İlişkiler Sorumlusu arkadaşımız, Koray bey de yeni Ürün Sorumlusu arkadaşımız.”

“Memnun oldum, aramıza hoş geldin.” “Ben de memnun oldum, hoş bulduk.”

Mert, Necati, Gülay, Oktay derken aşağı yukarı yirmi kişi ile tanıştı bu katta.

“Hadi gel seni şimdi de diğer bölümlere götüreyim” dedi yöneticisi. “Tabii” dedi Koray.

Sonra diğer bölümleri de gezdiler, bazılarının yanlarında çay molası verdiler. Tanıştığı kişilerin isimlerini zaten hatırlamadığı gibi bölümlerin yerleri de doğru dürüst aklında kalmamıştı.

Tanışma işi bittikten sonra “Evet İstanbul ofisimiz böyle, zamanla diğer şehirlerdeki arkadaşlarımızla da tanışırsın” dedi yöneticisi. “Tabii” dedi.

Bugün kaç defa “Tanıştığımıza memnun oldum” dedim acaba diye düşündü Koray. Öğlen olmuştu artık. “Hadi gel birlikte yemeğe gidelim” dedi yöneticisi. Manyetik kartını henüz alamadığı için kapıları yöneticisi açıyordu, neyse ki o vardı yanında.

Yemeklerini alıp üç kişinin olduğu bir masaya oturdular.

“Merhaba ben Koray, Ürün Sorumlusu olarak bugün başladım” dedi Koray elini uzatarak. Havada kalan eline derin bir utanma duygusu da eşlik etti aldığı cevapla birlikte:

“E yarım saat önce tanıştık ya zaten!!!”

Koray’ın gözle görülür mahcubiyeti karşısında, yöneticisi nerede yanlış yaptığını düşünüyordu.